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Aprenda a utilizar a funcionalidade de monitoramento que acompanha métricas de uso do sistema, como acesso, fechamento de caixa, conciliação bancária, lançamentos financeiros e alterações no estoque.

O texto descreve uma funcionalidade de monitoramento do uso do sistema. Essa ferramenta inclui diversas análises relacionadas à atividade do cliente, incluindo dias sem acesso ao sistema e dias sem fechamento de caixa. Para loterias, monitora também a conciliação de contas bancárias dos tipos 3 e 43. O monitoramento também abrange dias sem alteração de contas bancárias, o tempo médio de fechamento de caixa, e a frequência de lançamento de receitas e despesas. Além disso, acompanha alterações no estoque, conclusão de vendas, geração de relatórios e uso da funcionalidade de importação com fotos no fechamento de caixa.

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https://dourasoft.net/monitoramentos

A funcionalidade de monitoramento de uso do sistema Dourasoft visa fornecer informações sobre como os clientes utilizam o sistema. As métricas monitoradas incluem:

Dias sem acesso:

• Mede o número de dias em que um cliente não acessa o sistema.
• Não contabiliza os acessos administrativos da Dourasoft.

Dias sem fechamento de caixa:

• Conte a quantidade de dias em que uma empresa não fechou a caixa.
• “Conta a quantidade de dias em que uma empresa não fez o fechamento de caixa.”
• A contagem é feita a partir dos dados de criação (abertura) da caixa, e não dos dados de movimento. “E a contagem é feita da data da criação da caixa no de quando ele foi aberto e não da data de movimento”
• Quanto maior o número de dias sem fechar a caixa, maior será o contador. “Quanto mais dias sem abrir e fechar caixa mais maior é maior.”

Dias sem conciliar a conta tipo 3:

• Aplicável a clientes do segmento de loterias.
• Solicitar conciliação de conta bancária do tipo 3.
• “O cliente, no caso lotérico do segmento de loteria, precisa realizar conciliação da conta bancária do tipo três”.
• Uma conta bancária deve estar cadastrada como tipo 3 em “cadastros financeiros > contas”.
• A contagem é baseada nos dados da última conciliação realizada, não na simples importação do extrato.

Dias sem conciliar a conta tipo 43:

• Semelhante ao tipo 3, mas exige a conciliação de uma conta do tipo 43.
• “Ele precisa conciliar uma conta do tipo 43 a mesma coisa do que era o tipo três agora deve ser o tipo 43.”
• A conciliação exige marcar os itens em verde, não bastando apenas importar o arquivo do extrato. “A conciliação precisa ser realizada marcando os itens em verde, não basta apenas importar o arquivo do extrato.”
• A conciliação pode ser feita pela tela de extração exibindo os dois ícones de “check”.

Dias sem modificar lançamentos de contas:

• Mede o tempo decorrido desde a última alteração (lançamento) no extrato bancário ou nas contas a pagar/receber.
• “Se eu não faço nenhum lançamento aqui no extrato bancário ou contas a pagar ou contas a receber o contador ele aumenta então quanto maior a quantidade de dias maiores, o contador de dias sem modificar o lançamento de contas.”

Tempo médio de fechamento da caixa:

• Calcule o tempo médio entre a abertura e o fechamento das caixas internas.
• Caixas abertas ou excluídas não são consideradas no cálculo.
• “A lista das caixas precisa estar com caixas fechadas e ele vai contar o tempo desde a abertura até a data de fechamento da caixa.”

Dias sem lançar nova receita:

• Mede a quantidade de dias sem que o cliente lance novas receitas.
• Se o campo estiver em branco, indica que nunca foi lançado nenhuma receita.

Dias sem lançar novas despesas:

• Semelhante à receita, mede a quantidade de dias sem lançar novas despesas.
• O campo em branco indica ausência de lançamentos de despesas.
• “Significa a quantidade de dias sem lançar novas despesas, especificamente aqui no menu de nova receita ou nova especificação se estiver em branco. Também nunca houve nenhum lançamento de receita ou nenhum lançamento de despesa.”

Dias sem alterar o estoque:

• Mede o tempo sem usar o aplicativo de estoque (adicionar ou modificar itens).
• “Dias sem alterar o estoque é a quantidade de dias sem usar o aplicativo de estoque.”
• A contagem é zerada se houver qualquer alteração no estoque, mesmo que o estoque esteja vazio. “Mas como eu já fiz a alteração hoje do estoque, ele conta como zero porque a última alteração foi hoje”
• Campo em branco indica que a funcionalidade nunca foi utilizada.

Quantidade de dias sem conclusão da venda do produto:

• Mede o tempo sem realizar uma venda.
• As vendas podem ser realizadas pela caixa, resumo de TEF ou menu de vendas avulso.
• Solicite que uma “venda detalhada” esteja ativada para que a contagem seja precisa. “É importante ressaltar que a venda detalhada deve estar ativada para uma venda onde não existe o detalhamento. Esse item não realizará a restrição”

Dias sem gerar relatórios:

• Mede o tempo desde a última visualização de um relatório pelo cliente.
• “Ao visualizar um relatório, eu consigo saber se o cliente visualizar visualizar esse relatório.”
• Não contabiliza relatórios automáticos ou o uso do botão “exportar”. “O relatório, ele não conta relatórios automáticos e nem o botão de exportar.”

Percentual de fechamento de caixa:

• Mede a quantidade de fotos relacionadas à caixa (resumo de TEF).
• “A porcentagem do que foi detectada de forma automática e sim a quantidade de fotos relacionadas à caixa.”
• Consulte a quantidade de fotos tiradas para visualização na caixa, não à detecção automática de informações.

Implicações:

• A funcionalidade permite identificar clientes que não estão utilizando o sistema em sua totalidade ou que estão negligenciando certos processos importantes (fechamento de caixa, conciliação bancária).
• Os dados são usados para oferecer suporte proativo, treinamento e incentivo à adoção de funcionalidades subutilizadas.
• A métrica de “Dias sem alteração do estoque” pode ser enganosa, já que uma alteração do estoque sem itens zera o contador.
• A dependência da “venda específica” para a restrição de vendas é uma limitação a ser considerada.

Recomendações:

• Validar a lógica de contagem do “Dias sem alteração do estoque” para garantir a precisão dos dados.
• Esclarecer a dependência da “venda específica” na documentação da funcionalidade.
• Crie guias e tutoriais sobre as funcionalidades menos utilizadas para promover a adoção pelos clientes.
• Utilização dos dados do monitoramento para segmentar clientes e oferecer suporte personalizado.

FAQ – Monitoramento de Uso do Sistema Dourasoft

1. O que significa “Dias sem acesso” no monitoramento de uso do sistema?

“Dias sem acesso” indica a quantidade de dias em que um cliente não acessou o sistema. Essa contagem não inclui os acessos de e-mails administrativos da Dourasoft.

2. Como o sistema calcula “Dias sem fechamento de caixa”?

O sistema conta a quantidade de dias em que uma empresa não fez o fechamento de caixa. Para que a contagem funcione corretamente, a empresa deve ter caixas abertas e internas no sistema. A contagem é feita a partir dos dados de criação da caixa (abertura) e não dos dados de movimento. Quanto mais dias sem abrir e fechar a caixa, maior será o contador.

3. O que são “Dias sem conciliar a 3” e “Dias sem conciliar a 43” e como funcionam?

Esses indicadores se aplicam a clientes do segmento de loterias. “Dias sem conciliar a 3” conta os dias em que não foi realizada a conciliação de uma conta bancária do tipo 3. “Dias sem conciliar a 43” faz o mesmo para contas do tipo 43. Para que a contagem seja precisa, o tipo de conta bancária deve estar configurado corretamente nos cadastros financeiros do sistema. A conciliação deve ser feita marcando os itens em verde, e não importando apenas o arquivo do extrato. É necessário conciliar pelo menos um item por dia.

4. O que significa “Dias sem modificação de lançamentos de contas”?

Este indicador representa a quantidade de dias em que não foram feitos novos lançamentos no extrato bancário, contas a pagar ou contas a receber. Quanto maior a quantidade de dias sem modificações, maior será o contador.

5. Como é calcular o “Tempo médio de fechamento de caixa”?

O sistema calcula o tempo médio entre a abertura e o fechamento das caixas da empresa. Apenas caixas fechadas são consideradas no cálculo; caixas abertas ou excluídas não entram na contagem. O tempo é calculado a partir de data e hora de abertura até a data e hora de fechamento da caixa.

6. O que indica as colunas “Dias sem lançar novas receitas” e “Dias sem lançar novas despesas”?

“Dias sem lançar nova receita” indica há quantos dias o cliente não registra uma nova receita no sistema. “Dias sem lançar novas despesas” mostra o mesmo para despesas. Essas colunas colocadas em branco, significa que o cliente nunca divulgou nenhuma receita ou despesa, respectivamente.

7. O que significa “Dias sem alteração do estoque”?

Essa coluna indica a quantidade de dias em que o cliente não utilizou o aplicativo de estoque. Se o campo estiver vazio, significa que a funcionalidade nunca foi utilizada. Mesmo que o estoque esteja vazio, qualquer alteração (como a venda de um item) é contabilizada, e o contador é zerado.

8. Como funciona a contagem em “Percentual de limitações do fechamento de caixa” e o que ela representa?

Essa métrica mostra a porcentagem de caixas que possuem fotos vinculadas, importadas através do resumo de TEF. É a quantidade de fotos relacionadas à caixa, e não a porcentagem do que foi detectado automaticamente no resumo de TEF. Por exemplo, se em cinco caixas lançadas, apenas uma possuir uma foto vinculada, o percentual será de 20%.

Guia de Estudo: Monitoramento de Uso do Sistema

Resumo dos Tópicos Principais

Este guia se concentra na funcionalidade de monitoramento de uso do sistema, especificamente nas especificações apresentadas em uma tela que fornece informações sobre os clientes. As principais discussões discutidas são:

• Dias Sem Acesso: Quantidade de dias que um cliente ficou sem acesso ao sistema (excluindo e-mails administrativos da Dourasoft).
• Dias Sem Fechamento de Caixa: Quantidade de dias em que uma empresa não fez o fechamento de caixa. A contagem é baseada nos dados de criação da caixa (quando foi aberta), e não na data de movimento.
• Dias Sem Conciliar (Tipo 3): Quantidade de dias sem conciliação da conta bancária do tipo 3 (específico para o segmento de loterias). A conciliação é realizada em “cadastros financeiros” em “contas”.
• Dias Sem Conciliar (Tipo 43): Quantidade de dias sem conciliação da conta do tipo 43. A conciliação precisa ser feita marcando os itens em verde (e não apenas importando o arquivo de extrato).
• Dias Sem Modificar Lançamentos de Contas: Quantidade de dias sem realizar lançamentos no extrato bancário, contas a pagar ou contas a receber.
• Tempo Médio de Fechamento de Caixa: Tempo médio desde a abertura até o fechamento das caixas (considerando apenas caixas fechadas; caixas abertas e excluídas não são contabilizadas).
• Dias Sem Lançar Nova Receita: Quantidade de dias que um cliente está sem lançar novas receitas. Se estiver em branco, significa que nunca foi lançado nenhuma receita.
• Dias Sem Lançar Novas Despesas: Quantidade de dias sem lançar novas despesas. Se estiver em branco, significa que nunca foi realizado nenhum lançamento de despesa.
• Dias Sem Alterar o Estoque: Quantidade de dias sem utilizar o aplicativo de estoque (adicionar estoque do operador ou da empresa).
• Quantidade de Dias Sem Concluir a Venda de Produto: Quantos dias se passaram desde a última venda, seja pela caixa, resumo de TF ou vendas avulsas (venda detalhada precisa estar ativada).
• Dias Sem Gerar Relatórios: Quantidade de dias desde que um cliente visualizou um relatório (não conta relatórios automáticos ou exportações).
• Percentual de Importações do Fechamento da Caixa: Quantidade de fotos vinculadas à caixa, obtidas via importação do resumo de TF (não é a porcentagem do que foi detectada automaticamente, mas a quantidade de fotos relacionadas à caixa).

Questionário

Responda as perguntas abaixo com 2-3 frases cada.

• O que significa a métrica “Dias Sem Acesso” e quais acessos são excluídos da contagem?
• Como a métrica “Dias Sem Fechamento de Caixa” é calculada?
• Qual tipo de conta bancária é relevante para a métrica “Dias Sem Conciliar (Tipo 3)” e em qual segmento de clientes essa métrica é utilizada?
• O que é necessário para que a conciliação seja contabilizada na métrica “Dias Sem Conciliar (Tipo 43)”?
• Quais tipos de lançamentos são considerados para a métrica “Dias Sem Modificar Lançamentos de Contas”?
• Quais tipos de caixas são excluídas da contagem no cálculo do “Tempo Médio de Fechamento de Caixa”?
• O que indica um valor em branco nas análises “Dias Sem Lançar Nova Receita” e “Dias Sem Lançar Novas Despesas”?
• O que significa a métrica “Dias Sem Alterar o Estoque”?
• Quais são as formas de realizar uma venda que são contabilizadas na métrica “Quantidade de Dias Sem Concluir a Venda de Produto”?
• Quais ações de relatórios são contabilizadas na métrica “Dias Sem Gerar Relatórios”?

Chave de Respostas do Quiz

• “Dias Sem Acesso” indica a quantidade de dias que um cliente não acessou o sistema. A exceção exclui os e-mails administrativos da Dourasoft, focando apenas no acesso regular do cliente.
• A métrica “Dias Sem Fechamento de Caixa” conta os dias em que uma empresa não fechou a caixa, com base na data de abertura da caixa, não na data de movimento. Quanto maior o número, mais tempo a empresa passou sem fechar a caixa.
• A métrica “Dias Sem Conciliar (Tipo 3)” é relevante para contas bancárias do tipo 3 e é utilizada no segmento de loterias. Essa métrica indica quantos dias se passaram desde a última conciliação desse tipo de conta.
• Para a conciliação ser contabilizada na métrica “Dias Sem Conciliar (Tipo 43)”, não basta apenas importar o extrato; é necessário marcar os itens conciliados em verde. Pelo menos um item deve ser conciliado para ser considerado.
• A métrica “Dias Sem Modificar Lançamentos de Contas” considera lançamentos no extrato bancário, contas a pagar e contas a receber. Quanto maior o número de dias, mais tempo o cliente ficou sem atualizar essas informações.
• No cálculo do “Tempo Médio de Fechamento de Caixa”, caixas abertas e caixas excluídas não são consideradas. A métrica considera apenas o tempo médio de fechamento das caixas que foram devidamente fechadas.
• Um valor em branco nas análises “Dias Sem Lançar Nova Receita” e “Dias Sem Lançar Novas Despesas” indica que o cliente nunca realizou nenhum lançamento de receita ou despesa no sistema.
• A métrica “Dias Sem Alterar o Estoque” indica a quantidade de dias que o cliente não utilizou o aplicativo de estoque. Se estiver vazio, quer dizer que nunca utilizou essa funcionalidade.
• As vendas contabilizadas na métrica “Quantidade de Dias Sem Concluir a Venda de Produto” podem ser realizadas pela caixa, pelo resumo de TF ou pelo menu de vendas avulsas. É importante que a venda específica esteja atualizada.
• Na métrica “Dias Sem Gerar Relatórios”, apenas a visualização de um relatório é contabilizada. Exportar o relatório ou gerar relatórios automáticos não são considerados para essa métrica.

Perguntas Dissertativas

• Discuta a importância do monitoramento de uso do sistema para a Dourasoft e para seus clientes. Como as considerações apresentadas podem auxiliar na tomada de decisões?
• Explique detalhadamente o processo de conciliação bancária (tipos 3 e 43) e sua relevância no contexto do monitoramento de uso do sistema. Quais são os erros mais comuns entre os clientes ao realizar uma conciliação e como podem ser evitados?
• Analisar a relação entre as métricas de “Dias Sem Lançar Nova Receita”, “Dias Sem Lançar Novas Despesas” e “Dias Sem Alterar o Estoque”. Como a ausência de lançamentos nessas áreas pode impactar a gestão financeira e operacional dos clientes da Dourasoft?
• Compare e contraste as métricas “Dias Sem Fechamento de Caixa” e “Tempo Médio de Fechamento de Caixa”. Quais insights cada uma dessas métricas oferece e como elas podem ser utilizadas em conjunto para melhorar o controle financeiro das empresas?
• Avaliar o impacto da métrica “Percentual de Importações do Fechamento da Caixa” na precisão e eficiência do monitoramento do sistema. Quais são os benefícios de utilizar a funcionalidade de identificação de fotos no fechamento de caixa?

Glossário

• Conciliação Bancária: Processo de comparação entre os registros internos de uma empresa e os extratos bancários, a fim de garantir a correspondência entre as informações.
• Extrato Bancário: Documento fornecido por uma instituição financeira que detalha as movimentações financeiras de uma conta em um determinado período.
• Resumo de TF: Documento ou relatório resumindo as transações realizadas por meio de Transferência Eletrônica de Fundos (TF).
• Venda preferencial: Tipo de venda que inclui informações previstas sobre os produtos ou serviços vendidos, permitindo um controle mais preciso do estoque e das finanças.
• Monitoramento de Uso do Sistema: Funcionalidade que permite monitorar o uso do sistema por parte dos clientes, identificando padrões, tendências e áreas de melhoria.
• Lançamento de Contas: Registro de receitas e despesas no sistema, essencial para o controle financeiro da empresa.

Conteúdo Complementar:  Monitoramento de uso do sistema

Em caso de dúvidas, entre em contato com a Supervisão para obter orientações adicionais.